ERP-Standard-Software methodisch auswählen
Die Auswahl eines geeigneten Standard-Softwaresystems ist bei etwa 200 angebotenen Systemen auf dem Softwaremarkt selbst für den Fachmann Schwerarbeit und bedarf deswegen einer sehr konsequenten und methodischen Vorgehensweise. Bei der Suche nach einem "ERP-Standard-System" muss man sich im Klaren darüber sein, dass den Standard nicht gibt. Nirgends ist definiert, wie ein ERP-Standardsystem gestaltet sein muss. Es gibt keine DIN-Norm. Der Standard ist immer auf den Hersteller der Software bezogen. In der Praxis hat sich das nachfolgende "5-Stufen-Konzept" bestens bewährt. (Siehe auch 2. Seite).
1. Stufe: Kurz-/Situationsanalyse
Das Projekt startet mit einer kurzen Situationsanalyse in der der Stand der EDV-Unterstützung im Unternehmen analysiert und in der grob die Zielsetzung für ein neues ERP-System formuliert wird. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn daran gedacht wird, einen externen Experten einzusetzen. Dieser muss das Unternehmen kennen lernen (Aufwand je nach Größe des Unternehmens 1-4 Tage). Bei der Situationsanalyse handelt es sich nicht um eine Ist-Analyse, die mehrere Wochen dauern kann.
2. Stufe: Geschäftsprozesse/Lastenheft
Voraussetzung für die Auswahl eines für das Unternehmen geeignetes ERP-System ist, dass sich das Projektteam intensiv mit den Anforderungen an das künftige ERP-System auseinandersetzt. Die gemeinsame Definition der Geschäftsprozesse dient in diesem Zusammenhang der mentalen Vorbereitung. und bildet die Basis für die Erstellung eines Lastenhefts. Wichtig dabei ist, dass die grundsätzliche Ablaufstruktur eines ERP-Standardsystems -Systems beachtet wird. Die Festlegungen werden aber grob gehalten, solange bis ein geeignetes System ausgewählt ist. Wird dies nicht beachtet, kann es vorkommen, dass man mit einem konkreten System bei der Einführung Probleme bekommt, denn jedes gute System hat seine eigene Ablaufstruktur. Die Feindefinition der Geschäftsprozesse erfolgt erst bei der Einführung des konkret gewählten Systems.
|
3. Stufe: Software-Präsentationen
Nach einer intensiven Beschäftigung des Projektteams mit dem Thema ERP und eventuell einer Orientierung auf dem Softwaremarkt genügt es 3 maximal 4 Softwarehäuser zu Präsentationen einzuladen.
Bei diesen Veranstaltungen geht es in erster Linie darum eine grundsätzliche Einsatzmöglichkeit festzustellen, die Anforderungen des Lastenhefts abzufragen und insbesondere auch die fachliche Qualifikation des Softwarehauses zu ergründen.
Sich unvorbereitet Softwaresysteme präsentieren zu lassen macht keinen Sinn und bringt keinen nutzen.
Im Anschluss an jede Präsentation wird nach einheitlichem Schema eine Bewertung (Nutzwertanalyse) durchgeführt, um festlegen zu können, welches Softwarehaus zu der Durchführung eines Workshops aufgefordert werden soll.
4. Stufe: Workshop
Im Laufe eines gut vorbereiteten Workshops kann die Durchgängigkeit und die Arbeitsweise eines Systems erkannt werden. Der Workshop muss gut vorbereitet sein. Der Softwarelieferant erhält spezifische Firmendaten für die Vorbereitung der Veranstaltung und einen genauen Ablaufplan. Während des Workshops werden typische Geschäftsvorfälle abgewickelt.
Wichtig ist, dass im Zuge des Workshops spezifische Funktionalitäten des Unternehmens erkannt werden, die im Standard der Software nicht abgedeckt sein werden . Ziel ist es diese Anforderungen zu definieren, den Realisierungsaufwand vom Lieferanten schätzen zu lassen und den Aufwand in den künftigen Vertrag aufzunehmen. Der Softwarehersteller ist später in der Realisierungsphase an diese Aussage gebunden.
5. Stufe: Entscheidung/Vertrag
Bevor eine Entscheidung seitens des Projektteams an die Geschäftsleitung weitergegeben werden kann muss eine fachlich gesicherte Bewertung der Systeme durchgeführt werden. Dies erfolgt zweckmäßigerweise mit der Methode der Nutzwertanalyse, die immer unbedingt dann zum Einsatz kommen sollte, wenn die Entscheidungs-kriterien nicht quantifizierbar sind.
|
Lade Seiteninhalt...
