Die perfekte Online-Bewerbung
Die Bewerbungsmappe, wie viele von uns diese noch kennen, stirbt langsam aus. Um Portokosten zu sparen setzen viele Unternehmen heute auf Online-Bewerbungen. Auch für den Bewerber ergeben sich Vorteile, spart er sich doch den Weg zur Post und das Geld für Papier, Mappen und das Porto. Allerdings birgt eine Online-Bewerbung auch einige Fallstricke: Dateigröße, Format und Signatur – hierauf müssen die Bewerber achten.
Dass die klassische Bewerbungsmappe aus Papier langsam ausstirbt, sieht man anhand des Hinweises „Bewerbung bitte per Mail“, den man immer häufiger unter Stellenaus-schreibungen findet und zwar quer durch alle Branchen. Lt. einer Studie der Universitäten Bamberg und Frankfurt in Zusammenarbeit mit Monster.de erhalten die 1000 größten Unternehmen in Deutschland nur noch knapp 24 % ihrer Bewerbungen auf Papier, 41 % sind Bewerbungen per Email und die restlichen 35 % gehen bei den Unternehmen in eigens dafür auf ihrer Webseite eingerichteten Online-Formularen ein. Dort haben die Bewerber die Möglichkeit online Formulare auszufüllen und ihre Unterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen.
Auch online ist Sorgfalt oberstes Gebot
Im Zweifel gilt: Bewerber sollten online die gleiche Sorgfalt walten lassen wie beim klassischen Brief. Der Senden-Button ist manchmal schneller geklickt, als einem lieb ist. Hinzu kommen ein paar technische Fallstricke: Dateigröße, zerpflücktes Layout, falsches Format – all das macht keinen besonders guten Eindruck auf die Personalabteilung.
Anschreiben, Lebenslauf, Foto: Bewährtes online aufbereiten
Anschreiben
Inhaltlich ändert sich Online an einer Bewerbung wenig: Das Anschreiben sollte konkret auf die ausgeschriebene Stelle und das Unternehmen eingehen. Das klingt selbstverständlich; trotzdem ärgern sich viele Personalverantwortliche über Standard-Anschreiben, die vermuten lassen, dass der Bewerber denselben Text noch an ein Dutzend weitere Unternehmen geschickt hat.
In der Frage, ob das Anschreiben in der Mail selbst stehen oder im Anhang mitgeschickt werden sollte, gehen die Meinungen der Fachleute auseinander. Was beim Empfänger besser ankommt, hängt von seiner Lesegewohnheit ab – und ist letztlich Geschmackssache. Am besten, das Anschreiben im Anhang mitschicken und eine Kurzform davon – etwa die ersten zwei Absätze – in die Mail einkopieren.
Lebenslauf und Foto
Der Lebenslauf listet die wichtigsten beruflichen Stationen auf. Es hat sich – unabhängig von der Übermittlungsform – auch in Deutschland eingebürgert, dabei mit der letzten Station anzufangen und den Werdegang danach in umgekehrter chronologischer Reihenfolge aufzulisten: Der letzte Arbeitgeber ist interessanter als der Name des Kindergartens.
Ob ein Foto erwünscht ist oder nicht, geht oft aus der Stellenausschreibung hervor. Viele Unternehmen wollen mittlerweile gar kein Foto mehr. So auch beim Pharmakonzern Bayer. Es mache keinen Unterschied in der Bewertung eines Bewerbers, ob er ein Foto mitschicke oder nicht, sagt Bernd Schmitz, Leiter der Abteilung University und Talent Relations des Pharmaunternehmens.
Wenn man sich entschließt, ein Foto mitzusenden, dann gehört es – wie bei Papierbewerbungen auch – oben rechts in den Lebenslauf.
Unterschrift
Eine eingescannte Unterschrift ist laut Karriereberaterin Hofert kein Muss. „Das sieht schön aus, ist aber sicher kein Kriterium, weswegen ein Bewerber schlechtere Chancen hat.“ Wer seine Unterschrift aber als Scan parat hat, kann sie unter Anschreiben und Lebenslauf kopieren. Sieht der Schriftzug jedoch pixelig aus, sollten Sie ihn lieber weglassen.
Rechtschreibfehler
Ob in Papier- oder elektronischer Form: Die Bewerbung muss fehlerfrei sein. Personaler halten eine fehlerfreie Bewerbung für eine „Selbstverständlichkeit“. Jeder Fehler gibt dicke Minuspunkte. Der erste Schritt muss deshalb auch bei Online-Bewerbungen sein, den Text auszudrucken und selbst nach Fehlern zu suchen.
Lassen Sie jemand anderen drüber lesen. Der sollte allerdings fit sein in Rechtschreibung – und nicht noch Fehler einbauen.
Absender
Die Bewerbung war vollständig, das Anschreiben fehlerfrei. Trotzdem machte der Bewerber keinen guten Eindruck. Der Grund dafür war seine Email-Adresse anarchie93@hotmail.com. Die Lacher der Personalabteilung hatte der Systemkritiker zwar auf seiner Seite, für das Praktikum in der Unternehmensberatung kam er allerdings nicht mehr infrage. Ebenso fragwürdig sind Fantasienamen der Sorte Mausi@gmx.de oder Nasenbär@web.de. „Wer beim ersten Eindruck punkten will, sollte eine seriöse Email-Adresse wählen“. Mit einer Adresse, die schlicht aus Vor- und Nachnamen besteht, kann man nichts falsch machen.
Empfänger
Die nächste Hürde besteht oft darin, die Bewerbung an die richtige Person im Unternehmen zu schicken. Klingt einfach, ist in größeren Unternehmen manchmal aber tatsächlich kompliziert. Emails an allgemeine Adressen wie „info@...“ liest oft niemand. Wenn in der Stellenausschreibung keine Email-Adresse genannt ist oder es sich um eine Initiativbewerbung handelt, sollte der Bewerber vorher im Unternehmen anrufen und fragen, wem er seine Bewerbung zukommen lassen kann.
Betreff
Vor allem in großen Firmen sind oft mehrere Leute für Bewerber zuständig. Ratsam ist es daher, in den Betreff der Mail zu schreiben, für was man sich konkret bewirbt; also etwa „Bewerbung für ein Praktikum im Marketing“ oder „Initiativbewerbung für eine Stelle im Controlling“. So kann derjenige, der die Mappe auf den (virtuellen) Schreibtisch bekommt, die Email ohne großen Aufwand an die richtige Person im Unternehmen weiterleiten.
Tonfall
In der Online-Kommunikation geht es oft flapsig zu. In Bewerbungsmails sind Smileys oder Akronyme wie LOL allerdings tabu. Der Job-Aspirant sollte online genauso seriös und sorgfältig auftreten wie bei einer Bewerbung auf Papier.
Signatur
Der Bewerber sollte gleich in der Mail seine Kontaktdaten angeben – etwa, indem er eine Signatur einrichtet, die unten in der Mail erscheint. So kann der Personaler den Bewerber kontaktieren, ohne erst in angehängten Dokumenten nach einer Telefonnummer suchen zu müssen. In den meisten Mailprogrammen lässt sich eine Signatur einrichten, die dann automatisch unter jeder Mail steht.
Das Problem sind allerdings oft gar nicht fehlende Kontaktdaten, sondern Zahlendreher in der Telefonnummer oder veraltete Adressen. Alles vermeidbare Fehler, wenn der Bewerber seine Angaben vor dem Senden noch mal sorgfältig überprüft
Layout
Auch wenn der Lebenslauf auf dem eigenen Rechner ordentlich aussieht: Auf einem anderen Computer können Formatierung und Layout komplett zerschossen sein – etwa, weil der Adressat ein anderes Betriebssystem oder eine andere Version des Schreibprogramms verwendet. Die Absätze haben dann unterschiedliche Größen oder die Aufzählungspunkte sind über die Seite verstreut. Abhilfe schafft das standardisierte pdf-Format des Acrobat Reader. Programme, die beispielsweise Word-Dokumente in pdfs umwandeln, lassen sich mittlerweile auch kostenlos im Internet downloaden.
Ins pdf-Format umgewandelte Dokumente bleiben wie sie sind, egal auf welchem Computer sie geöffnet werden.
Anhang
Viele Personaler finden es ärgerlich, wenn sie zehn Dateien einzeln öffnen müssen, um eine Bewerbung lesen zu können; vor allem dann, wenn die mitgeschickten Dokumente nicht ordentlich beschriftet sind. Noch ärgerlicher ist es, wenn sich Anhänge schwer öffnen lassen, etwa weil es sich um ein seltenes Dateiformat handelt.
Um es dem Personaler einfach zu machen, gehören alle Zeugnisse und Unterlagen in einem Dokument zusammengefasst – und zwar entsprechend der Reihenfolge im Lebenslauf chronologisch sortiert. In der Regel akzeptieren Unternehmen zwar gängige Dateiformate wie doc, txt oder jpeg, Es empfiehlt allerdings auch hier das pdf-Format. Grund dafür ist, dass die Datei damit in der Regel nicht allzu groß wird. Niemand liest gerne Bewerbungen, die er erst eine halbe Stunde lang laden muss.
Eine zu große Datei kann außerdem leicht im Spam-Ordner des Adressaten landen. Als Obergrenze nennen Unternehmen häufig eine Größe zwischen drei und fünf Megabyte – für alle Dokumente zusammen. Je kleiner, desto besser, solange die Qualität der Dokumente nicht darunter leidet.
Test-Email
Wenn Bewerber auf Nummer sicher gehen wollen, dass Anhänge nicht zu groß geraten und das Layout beim Versenden erhalten bleibt, sollten sie sich die Mail mit allen Dokumenten testweise einmal selbst zuschicken – am besten an eine andere Email-Adresse.
Vorgegebene Textfelder
Vor allem größere Unternehmen geben oft Textfelder auf ihrer Homepage vor, die der Bewerber ausfüllen muss. In vielen Karriere-Portalen ist beispielsweise ein spezielles Feld für das Anschreiben programmiert. Die restlichen Unterlagen lädt der Bewerber anschließend hoch.
Mut zur Lücke
Viele Unternehmen sind auch dazu übergegangen, Antworten vorzugeben. Das macht zum Beispiel bei der Abfrage von Sprachkenntnissen Sinn. Der Bewerber klickt dann das auf ihn Zutreffende nur noch an. Oft gibt es unter diesem Auswahlteil noch ein freies Feld, über das der Bewerber dem Unternehmen noch etwaige Zusatzqualifikationen oder interessante Hobbys mitteilen kann.
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