Dies ist die Geschichte eines mittelständischen Betriebes aus dem Ballungsraum Düsseldorf. Es ist ein Lehrstück über digitale Innovationen und auch ein Beispiel dafür, wenn engagierte Mitarbeiter den Mut aufbringen, Neues zu wagen. Die Hauptperson in diesem Lehrstück ist Abteilungsleiter Frank D. Der Mittvierziger behauptet von sich selbst, „lösungsorientiert“ zu handeln. Sein größter Widersacher sind die starren Strukturen in seiner Firma, die seit über 120 Jahren Teile für die Automobilindustrie herstellt. Im Fokus dieser Geschichte stehen drei Dinge: Das Engagement von Frank G., eine neuartige Softwarelösung namens ECM (http://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html) und die Firma, die sich neu ordnen muss. Dass es eine Erfolgsgeschichte werden würde, war lange Zeit ungewiss.

Gegen das Chaos hilft nur intelligente Software

An einen trüben Mittwochmorgen in Deutschland im Jahr 2015. Das Verwaltungsgebäude des mittelständischen Betriebes füllt sich langsam mit Mitarbeitern. Einer von Ihnen ist Frank D. Er ist Abteilungsleiter für den Bereich Vertrieb und seit 15 Jahren in der Firma. Der Mittvierziger ist technikbegeistert und ärgert sich, dass viele Akten, Dokumente und Notizen im chaotischen Nirvana des Archivs verschwinden. Für Ihn ist klar, dass seine Firma im neuen Jahrtausend ankommen muss. Die digitale Disruption wälzt eine ganze Branche um und wer den digitalen Anschluss nicht verlieren will, muss neu denken. Doch Frank D. stößt auf Widerstände, die er mühsam überwinden muss. Firmenpatriarch Heinz-Rudolf. H. führt das Unternehmen seit 1956 und kann mit der Digitalisierung nicht viel anfangen. Als eine Sekretärin vorschlägt, Bewerber-Interviews via Skype durchzuführen, wird sie abgemahnt. Doch der engagierte Abteilungsleiter lässt sich davon nicht beirren. Immer wieder wird er beim greisen Firmenchef vorstellig und will mit ihm über dieses Problem reden. Doch wo Misstrauen über die digitale Zukunft herrscht, können Innovationen nicht fruchten. Die Firma ist dabei, unterzugehen und Frank D. denkt darüber nach, wie es mit der Firma weitergehen soll.

Ist ein ECM die Lösung aller Probleme?

Ist es nötig, dass man bei Kundenterminen kiloschwere Aktenordner mit sich herumtragen muss und jede E-Mail umständlich ausdrucken muss? Diese Frage stellt sich Frank D. immer wieder, wenn unterwegs zu Kundenterminen ist. Viele Partner und Kunden scheinen da längst weiter zu sein. Frank D. horcht auf, wenn Kollegen und Kunden von digitalen Lösungen sprechen und dabei das Wort ECM (Link:)immer öfter in den Mund nehmen. Ist das die Lösung für seine Probleme? Die Papierberge in den Archiven nehmen von Jahr zu Jahr zu. Wie in einem Museum tigern die Angestellten aus Frank D’s. Abteilung durch das Archiv und suchen Kaufverträge sowie Rechnungen aus den letzten Jahrzehnten. Was wäre, wenn man diese ganzen Dokumente, Mails, Bilder und Rechnungen digital vorliegen hätte? Für den Mittvierziger, der sich auch privat mit digitalen Themen beschäftigt und als leidenschaftlicher Fotograf oft nach neuen Motiven sucht, ist das ECM eine Offenbarung. Er liest sich durch Online-Artikel und vergleicht verschiedene Anbieter für ECM-Lösungen. Und je mehr er sich darüber informiert, umso öfter merkt er, dass seine Firma in der Steinzeit lebt. Eines Abends beschließt Frank D. daher, sich an den Aufsichtsratschef Matthias W. zu wenden. Zu Not brüskiert er damit zwar den sturen Firmenpatriarchen, aber es ist seine letzte Chance, die Firma in die digitale Zukunft zu retten.

Das Umdenken beginnt im Kopf

Matthias W. hört sich das Anliegen von Frank W. an. Er ist seit sechs Jahren auf den Posten des Kontrolleurs und hat damit einen tiefen Einblick in die Geschäfte und Mechanismen der Firma. Da er gleichzeitig im Vorstand eines großen Möbelproduzenten sitzt, weiß er auch, wie veraltet die Strukturen in der Firma von Frank D. sind. Die Unterredung in der Villa des Aufsichtsratschefs gehen bis tief in die Nacht. Als Frank D. morgens um 4 Uhr den Heimweg antritt, ist er zuversichtlich und hat einen mächtigen Unterstützer an seiner Seite. Doch bis sich Frank D. durchsetzen wird, vergehen noch weitere vier Monate.

Viele Vorteile für die Digitalisierung

Der Herbst hat das Laub auf das Firmengelände fallen lassen. Frank D. sitzt an seinem Schreibtisch und begrüßt den Autoren mit Kaffee und Keksen. Die Stimmung auf den Fluren ist gedrückt. Vorletzte Woche starb Firmenpatriarch Heinz-Rudolf H. mit 95 Jahren. Die Geschicke der Firma lenkt jetzt Thomas S., der Neffe des verstorbenen Chefs. Mit seinen 54 Jahren ist er offen für neue Wege und ist bereit, sich der digitalen Wandlung anzunehmen. Es dauert daher nicht lange, bis der neue Chef sich bei Frank D. meldet. Der engagierte Abteilungsleiter sieht seine Chance kommen und an einem Sonntag besprechen beide beim Angeln das Thema ECM. Frank D. erklärt die vielen Vorteile, die das Enterprise Content Management bieten und bald wird man sich einig. Das ECM wird eingeführt. Als Anbieter entscheidet man sich für einen großen IT-Dienstleister aus Bonn. Zusammen fahren Thomas S. und Frank D. zum Firmensitz in die alte Bundeshauptstadt und sind überzeugt, dass dieses Produkt die Firma helfen wird. Frank D. ist nach Jahren des Kämpfens am Ziel. Doch erst jetzt beginnt die eigentliche Arbeit.

Digitale Lösungen für analoge Probleme

Ortstermin in Düsseldorf. Frank D. empfängt mit müden Augen. Seit Wochen werden alle Dokumente, Rechnungen und Akten der letzten Jahre digital erfasst. Die ersten neuen Kunden werden bereits nur noch digital bearbeitet und betreut. Für den Abteilungsleiter waren die letzten Monate arbeitsreich und stressig. Stolz führt er uns das ECM vor. Mit wenigen Klicks öffnet er Dokumente, Rechnungen und kann nachvollziehen, an welchen Projekten seine Mitarbeiter gerade arbeiten. Die Schulungen für einige Mitarbeiter laufen noch und bis Ende des Jahres werden alle 40 Mitarbeiter in seiner Abteilung das ECM bedienen können. Von draußen dringt kaum hörbar das Rattern des metergroßen Reißwolfs in sein Büro. Jeden Tag werde das Archiv kleiner, berichtet Frank D. stolz. Bis Mitte 2017 werden alle Abläufe, Rechnungen und sonstige Dokumente digital ablaufen, prognostiziert Frank D. Wir verabschieden uns und vereinbaren, in den nächsten Wochen noch einmal zu reden. Dann nämlich möchte Frank D. uns etwas zeigen.

Der digitale Wandel für Deutschland

Zwei Wochen später sitzen wir mit Frank D. im Zug nach Berlin. Er fährt sein Notebook hoch, öffnet das ECM und zeigt auf das Interface. Auf dem Bildschirm kann er jederzeit alle relevanten Informationen zu den Projekten erfassen und bearbeiten. Sämtliche Mitarbeiter kann er mit der ECM-Software kontaktieren und bestimmte Aufgaben zuweisen. Fast alle Lieferanten und externe Partner können auf die relevanten Daten zurückgreifen und auf Änderungen hinweisen. Die mittelständische Firma ist in der digitalen Zukunft angekommen. Mit dem ECM liegen alle Informationen am richtigen Ort und in hoher Qualität vor. Für Frank D. war es ein langer Kampf, der sich am Ende gelohnt hat. Der Zug rast durch die herbstliche Landschaft. Frank D. klappt sein Notebook zu und streckt sich. „Wissen Sie, seit wir dieses ECM haben, schlepp ich keine schweren Aktenordner mehr mit mir rum.“ so Frank D. Endlich habe er Platz für andere Dinge wie Bücher oder seine Kamera. Er schaut aus dem Zug und betrachtet die Landschaft, die mit 240 km/h an uns vorbeizieht.  Frank D. steht für viele Abteilungsleiter, die den digitalen Wandel als Chance sehen. Für sie ist die Zukunft weitestgehend papierlos und digital. Die Arbeit ist nicht mehr orts- und zeitgebunden und immer öfter teamübergreifend. Was dieser Mittelständler vormacht, sollten viele andere Firmen nachmachen. Die Lösung vieler hausgemachter Probleme lassen sich mit einem ECM lösen. Vielleicht dient Frank D. als Vorbild für die vielen anderen Abteilungsleiter in Deutschland, die immer noch mit kiloschweren Aktenordnern von Termin zu Termin hetzen. Die Geschichte von Frank D. sollte sich wiederholen, damit Deutschland den Anschluss in einer neuen, digitalen Welt nicht verliert.